就任承諾書、設立後に社員が加わる場合に必要になるかを調べた記録
なぜ設立時には就任承諾書が不要だったか（復習）
合同会社の設立時には、定款に業務執行社員・代表社員を定めることで、その定款自体が就任の意思表示を兼ねると解釈されるため、別途の就任承諾書が不要になるという情報を確認していました。私たちも定款にこの定めを入れることで、就任承諾書を作成せずに登記申請を進められました。
出典：法務局：合同会社設立登記申請書（代表社員が法人の場合）
設立後に新しい社員が加わる場合の考え方
設立後に新しい社員が加わる場合、定款自体を変更してその社員を業務執行社員・代表社員として定めるのであれば、設立時と同様に定款の変更内容が就任の意思表示を兼ねると考えられるという情報を確認しました。ただし、定款を変更せずに、別途の書面で就任を証明する必要がある場合もあるという情報もあり、ケースによって扱いが分かれる可能性があります。
この点は、私たちが調べた範囲では一次情報での明確な統一見解を見つけられず、司法書士に相談しながら進めるべき領域だと理解しています。
代表社員だけが変わる場合の扱い
既存の業務執行社員の中から新たに代表社員を選ぶ場合、その社員はすでに就任している業務執行社員であるため、代表社員への就任について別途の承諾を示す書面が必要になる場合があるという情報も確認しました。この場合も、定款の変更内容や登記申請書にどう反映するかによって、必要な書類が変わってくると考えられます。
出典：法務局：合同会社設立登記申請書（代表社員が法人の場合）
前回の記事で紹介した「増資・持分譲渡」との関係
以前の記事で、社員を増やす方法として新規出資と持分譲渡の2つを紹介しましたが、そのどちらの方法でも、新しく加わる社員を業務執行社員・代表社員として定めるかどうかは別の判断です。単に出資者として加わるだけであれば、就任承諾書に関わる論点自体が発生しない場合もあると考えられます。
5つまずき：設立時と設立後で扱いが同じだと思い込んでいた
私たちは最初、設立時に就任承諾書が不要だったことから、設立後の社員追加でも同様に不要だろうと思い込んでいましたが、調べていくうちに、必ずしもそう単純ではないという情報に行き当たりました。設立時の特例的な扱いを、設立後の場面にそのまま当てはめてはいけないという学びがありました。
出典：法務局：合同会社設立登記申請書（代表社員が法人の場合）
限界：私たちには社員追加の実体験がない
この記事は、私たちが実際に社員を追加した経験にもとづくものではなく、一次情報や司法書士業務の解説をもとに整理したものです。実際に社員を追加する予定がある場合は、この記事だけを頼りにせず、必ず司法書士や法務局に個別のケースとして確認することをおすすめします。
まとめ：設立時の特例をそのまま当てはめない
設立時に就任承諾書が不要だったのは、定款が就任の意思表示を兼ねるという特例的な仕組みによるものであり、設立後の社員追加では、定款の変更内容によって扱いが変わる可能性があります。この点は私たちの記事だけでは判断できず、専門家への確認が必要な領域だと実感しました。
前回・前々回の記事で紹介した就任承諾書が不要な理由と定款での定め方、この記事で紹介した設立後の考え方をあわせて確認することで、就任承諾書という書類への理解がより深まるはずです。
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この記事が、社員追加時の書類を調べているあなたの参考になれば幸いです。
出典：法務局：合同会社設立登記申請書（代表社員が法人の場合）
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