法務局訪問の直前に見直した最終確認チェックリストの中身
書類一式の最終確認
定款、登記申請書、就任承諾書、払込証明書、印鑑届書といった提出書類一式を、封筒にまとめてから最後にもう一度、抜け漏れがないか確認しました。私たちは、この確認を前日の夜と当日の朝の2回に分けて行うことで、確認漏れのリスクを減らすようにしていました。
書類の順番も、法務局の窓口で確認しやすいよう、提出順に並べ替えてからクリアファイルに入れておくという工夫もしていました。
印鑑一式の最終確認
会社実印と、その印鑑カード交付申請書に押す印鑑を取り違えないよう、それぞれ別の袋に分けて名前を書いて持参しました。当日になって印鑑を忘れる、あるいは間違った印鑑を持って行ってしまうと、その場で手続きが進められなくなるため、この確認は特に慎重に行いました。
出典：法務省：オンラインによる印鑑の提出又は廃止の届出について（商業・法人登記）
3 身分証明書・印鑑証明書の期限確認
印鑑証明書の3か月の有効期限が申請日時点で切れていないか、当日の朝もう一度日付を確認しました。運転免許証などの本人確認書類もあわせて持参し、窓口で本人確認を求められた場合に備えました。
登録免許税分の収入印紙・電子納付の準備確認
登録免許税を収入印紙で納める場合は印紙の準備を、電子納付を使う場合はその手続きの準備を、それぞれ出発前に最終確認しました。私たちは事前に収入印紙を購入しておき、申請書に貼付する台紙も忘れずに用意していました。
つまずき：連絡先メモを持参し忘れそうになった
私たちは以前の記事で紹介した「補正の連絡先」の電話番号を、申請書には記載していたものの、自分の控えとしてメモを持参するのを忘れそうになりました。窓口で担当者と話す際に、自分の連絡先や申請内容をすぐ確認できるよう、控えのメモも持参リストに加えるべきだったと反省しています。
限界：このチェックリストは私たちのケース向けに作った
このチェックリストは、電子定款・代表社員1名という私たちのケースにもとづいて作ったものです。紙の定款を選ぶ場合や、複数社員で申請する場合は、確認すべき項目がさらに増えるため、この記事の項目をベースに、自分のケースに合わせて追加・修正して使っていただければと思います。
まとめ：出発直前版は準備全体のリストとは別に持つ
準備段階で使う全体のチェックリストとは別に、出発直前に見直す「持ち物版」のチェックリストを用意しておくことで、当日の忘れ物や取り違えを防げると実感しました。書類・印鑑・期限・費用の4点を出発前の最後の確認項目として意識することをおすすめします。
前回・前々回の記事で紹介した準備全体の確認表と税理士・家族との共有方法、この記事で紹介した出発直前版のチェックリストをあわせて使うことで、より漏れのない準備ができるはずです。
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この記事が、当日の最終確認をしたいあなたの参考になれば幸いです。
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