合同会社設立後の手続き、複数窓口を1日で回るための順番を組んだ記録
訪問前に各窓口の受付時間を一覧にした
税務署・年金事務所・都道府県税事務所・市区町村役場は、それぞれ受付時間や昼休みの有無が異なる場合があるという情報を確認しました。私たちは訪問前に、各窓口の受付時間を一覧表にまとめ、どの順番で回れば待ち時間なく回れるかをあらかじめ検討しました。
地理的に近い窓口をまとめて回る順番にした
私たちの地域では、税務署と年金事務所が比較的近い場所にあったため、この2か所を午前中にまとめて訪問し、午後に少し離れた市区町村役場に向かうという順番を組みました。地図アプリで各窓口の位置関係を確認し、移動時間が最小になるルートを事前に検討しておいたことが役立ちました。
出典：中小企業庁
窓口ごとに必要な持ち物を分けて準備した
それぞれの窓口で提出する書類・持ち物が異なるため、窓口ごとにクリアファイルを分けて持参しました。1つのファイルにすべての書類をまとめてしまうと、窓口で必要な書類を探す時間がかかってしまうため、この分け方が訪問時間の短縮に役立ったと感じています。
出典：中小企業庁
オンライン対応できるものは事前に済ませておいた
以前の記事で紹介したとおり、一部の手続きはオンラインで完結できるため、私たちはオンライン対応できる分は訪問前に済ませておき、当日は窓口でしか対応できない手続きだけに絞りました。これにより、1日で回る窓口の数自体を減らすことができました。
つまずき：昼休みの時間帯にぶつかってしまった
私たちは事前の計画では気づかず、ある窓口の昼休みの時間帯に到着してしまい、次の窓口までの待ち時間が発生してしまったことがありました。窓口の受付時間だけでなく、昼休みの有無も事前に確認しておくべきだったと反省しています。
出典：中小企業庁
限界：窓口の配置・受付時間は地域によって異なる
この記事で紹介したルートの組み方は、私たちの地域の窓口配置にもとづくものです。地域によって窓口間の距離や受付時間は異なるため、この記事の考え方（受付時間の確認・地理的な近さでのグルーピング・持ち物の分類・オンライン活用）を参考にしつつ、自分の地域にあわせて計画することをおすすめします。
出典：中小企業庁
まとめ：事前の計画が当日の効率を大きく左右する
複数窓口を1日で回るには、受付時間の確認、地理的な近さでのルート組み、窓口ごとの持ち物分け、オンライン活用による訪問数の削減という4つの工夫が効果的でした。事前の計画にかけた時間が、当日の効率を大きく左右したと実感しています。
前回・前々回の記事で紹介した窓口ごとの記録とオンライン完結できたもの、この記事で紹介したルートの組み方をあわせて確認することで、設立後の手続きをより効率よく進められるはずです。
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この記事が、複数窓口を効率よく回りたいあなたの参考になれば幸いです。
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